Czym jest Krajowy System e-Faktur („KSeF”)?
Zgodnie z założeniami projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, Krajowy System e-Faktur (dalej również w skrócie: „KSeF” lub „system”) funkcjonować będzie jako system teleinformatyczny zaprojektowany m.in. do wystawiania, dostępu, otrzymywania, przechowywania i oznaczania faktur ustrukturyzowanych. Krajowy System e-Faktur prowadzić będzie Szef Krajowej Administracji Skarbowej.
W związku z powyższym, projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług wprowadza definicję faktury ustrukturyzowanej.
Faktura ustrukturyzowana to, zgodnie z definicją przewidzianą w ustawie o podatku od towarów i usług, faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur, wrazz przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Zatem każda ww. faktura ma posiadać unikalny numer identyfikacyjny. Każda wprowadzona do systemu faktura ma też podlegać kontroli w zakresie danych podanych przez podatników.
Faktura ustrukturyzowana, zgodnie z przepisami, uznawana jest za:
• wystawioną – w dniu przesłania do KSeF
• otrzymaną – przy użyciu KSeF – w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego
Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej nie będzie wymagało akceptacji odbiorcy
faktury po 1 lipca 2024 roku – obecnie odbiorca ma w tym zakresie wybór: Kto ma obowiązek korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”)?
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą (i zobowiązane są) korzystać następujące podmioty:
• podatnik (VAT) lub podmioty wskazane przez tego podatnika;
• organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne, tj. podmioty uprawnione do wystawiania faktur dla płatników podatku od dostawy dokonywanej w trybie egzekucji towarów będących własnością dłużnika lub posiadanych przez niego z naruszeniem obowiązujących
przepisów;
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z systemu, którym podatnik lub podmioty wskazane powyżej
nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
• inne podmioty, niż powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z systemu, jeśli są uprawnione do wskazywania takiego podmiotu;
• jeśli zostali uwierzytelnieni w systemie zgodnie z przepisami. Uwierzytelnienie będzie przeprowadzane w sposób określony w przepisach, które zostaną wydane w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF dotyczyć będzie także małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT – od 1 stycznia 2025 roku (nie zaś 2024 roku). Faktury z kas fiskalnych, a także faktury uproszczone będą mogły być wystawiane poza systemem KSeF do dnia 31 grudnia 2024 roku.
Kto nie musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”)?
Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy, w szczególności, m.in. wystawiania faktur:
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej czy stałego miejsca pobytu na terytorium kraju lub
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dla których wystawiono fakturę
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
W takich przypadkach wystawia się wyłącznie faktury elektroniczne lub papierowe, choć podatnicy, o których mowa w punkcie 1 i 2 powyżej mogą z własnej woli wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W jaki sposób nadawane będzie uprawnienie do Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”)?
Dostęp do systemu uzyskuje będzie za pomocą oprogramowania interfejsowego, na podstawie zawiadomienia złożonego przez podatnika (lub inne właściwe podmioty wymienione powyżej), uwierzytelnionego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym, lub unikalnym tokenem wygenerowanym przez KSeF. Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa powyżej, będzie dostępne za darmo na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana poprzez Krajowy System e-Faktur, na podstawie określonego wzoru dokumentu elektronicznego. Udostępnianie i otrzymywanie faktur również następuje poprzez system.
Aby uzyskać dostęp do faktury ustrukturyzowanej w systemie należy podać stosowne dane tejże faktury. Dane zostaną bliżej określone w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Faktura ustrukturyzowana nosi zatem dwa numery – jeden, nadany przez system oraz drugi, nadany przez samego podatnika. Wbrew pierwotnym założeniom projektu ustawy, możliwe będzie wystawienie faktury VAT RR (wystawianej przez rolnika ryczałtowego) bądź faktury pro forma poprzez KSeF.
Gdy nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT, podatnik ma obowiązek zapewnienia dostępu do faktury ustrukturyzowanej jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku – poprzez podanie kodu oraz danych umożliwiających zidentyfikowanej tej faktury.
Przechowywanie faktur w systemie KSeF, korekty faktur, duplikaty faktur
Faktury ustrukturyzowane przechowywane są w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym faktury zostały wystawione.
Tym samym, podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane nie będą zobowiązani do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczania podatku, a także innych stosownych dokumentów (w tym faktur) związanych z takimi rozliczeniami – do czasu upływu terminu przedawnienia danego zobowiązania podatkowego, o ile przedawnienie nastąpi w trakcie 10-letniego okresu przechowywania przez system.
Niemniej jednak, jeżeli okres przechowywania faktur w KSeF upłynie przed przedawnieniem zobowiązania podatkowego, podatnik ma obowiązek przechowywać faktury poza KSeF, aż do upływu okresu przedawnienia.
Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się również w formie faktury ustrukturyzowanej. Taka faktura musi zawierać numer identyfikujący wsystemie faktury podlegającej korekcie. Fakturę ustrukturyzowaną można skorygować jedynie za pomocą innej faktury ustrukturyzowanej.
Biorąc pod uwagę, że faktura ustrukturyzowana będzie w zasadzie niemożliwa do zgubienia lub zniszczenia – nie będzie także obowiązku wystawiania jej duplikatów.
Jeżeli jednak udostępniona przy użyciu innym niż za pomocą KSeF faktura ustrukturyzowana ulegnie zniszczeniu bądź zaginięciu, wystarczy ponownie udostępnić fakturę, która musi zawierać datę wystawienia i może (ale nie musi) nosić oznaczenie „duplikat”.
KSeF a Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur (JPK_FA)
Podatnik, który wystawia faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF nie będzie miał obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliki Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA), w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podmioty posiadające dostęp do KSeF – zważywszy na fakt, iż powyższe dane będą dostępne dla organu podatkowego poprzez system.
Sankcje za wystawianie faktur z pominięciem KSeF
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi m.in. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, Naczelnik Urzędu Skarbowego w drodze decyzji nałożyna podatnika karę pieniężną w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Jeżeli ww. faktura nie ma wykazanego podatku, kara pieniężna wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tego rodzaju fakturze.
Zwrócić należy uwagę, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF powstanie z dniem 1 lipca 2024 roku.