KRS Kancelaria
Protokołowanie z posiedzeń zarządu i rad nadzorczych
Posiedzenia zarządu i rady nadzorczej to momenty, w których zapadają najważniejsze decyzje w spółce. Ich rzetelne udokumentowanie bywa lekceważone jako formalność – aż do chwili, gdy protokół staje się dowodem w sporze między wspólnikami, czy przy ocenie odpowiedzialności członków organów. KRS Kancelaria zapewnia profesjonalne protokołowanie posiedzeń oraz przygotowanie uchwał, zgodnie z wymogami Kodeksu spółek handlowych. Działamy w Łodzi i obsługujemy spółki z całej Polski.
Protokołowanie traktujemy jako element szerszej obsługi spółek – dzięki temu dokumentacja korporacyjna pozostaje spójna, a poszczególne uchwały łączą się z resztą spraw prowadzonych przez spółkę.
Obowiązek protokołowania uchwał zarządu po nowelizacji KSH
Do niedawna protokołowanie uchwał zarządu spółki z o.o. wynikało jedynie ze zwyczaju. Zmieniła to nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie 13 października 2022 r. – od tego momentu protokołowanie uchwał zarządu sp. z o.o. jest obowiązkiem, a przepisy określają minimalną treść protokołu. Mimo to wielu członków zarządu wciąż pomija ten obowiązek, albo sporządza protokoły bez wymaganych elementów, narażając się na zarzuty formalne.
W przypadku rady nadzorczej, Kodeks odsyła do zasad protokołowania posiedzeń zarządu, kładąc nacisk na protokołowanie uchwał wraz ze zdaniami odrębnymi. Nie ma = obowiązku odtwarzania całego przebiegu dyskusji – choć spółka, która sobie tego życzy, może protokołować posiedzenie szerzej. Pomagamy ustalić, jaki zakres protokołu będzie w danej spółce optymalny.
Jak możemy pomóc przy protokołowaniu posiedzeń?
- przygotowanie wzoryów protokołów i uchwał
- opracowanie regulaminu zarządu lub rady nadzorczej
- obsługa konkretnych posiedzeń
- protokołowanie uchwał wraz ze zdaniami odrębnymi
Dlaczego prawidłowy protokół ma znaczenie?
Choć brak podpisu, czy nawet samego protokołu zwykle nie unieważnia podjętej uchwały, dobrze sporządzony protokół chroni spółkę i osoby zasiadające w jej organach. Stanowi dowód, że uchwała rzeczywiście zapadła, w jakiej treści i jakim stosunkiem głosów. W razie sporu, to właśnie protokół przesądza, kto głosował, kto zgłosił zdanie odrębne, czy zachowano wymagane quorum. Niedbały lub niekompletny dokument potrafi w takiej sytuacji obrócić się przeciwko spółce.
Jak pomagamy?
Zakres współpracy dopasowujemy do potrzeb spółki. Możemy przygotować wzory protokołów i uchwał, opracować lub zaktualizować regulamin zarządu, albo rady nadzorczej, a także obsługiwać konkretne posiedzenia – od strony formalnej i protokolarnej. Dla stałych klientów prowadzimy bieżącą dokumentację korporacyjną, tak, aby spółka miała pewność, że jej organy działają zgodnie z przepisami, a każda decyzja jest właściwie udokumentowana.
Co powinien zawierać protokół?
Prawidłowy protokół obejmuje co najmniej: porządek obrad, datę i miejsce posiedzenia, imiona i nazwiska obecnych członków organu, treść podjętych uchwał, liczbę głosów oddanych na każdą z nich oraz zdania odrębne. W zależności od sytuacji warto uzupełnić go o stwierdzenie prawidłowości zwołania posiedzenia, quorum, listę obecności, dowody zawiadomienia członków, a także odnotowanie konfliktu interesów i wstrzymania się od głosu – elementy, które w razie sporu potrafią okazać się decydujące.
Dbamy też o spójną dokumentację towarzyszącą: numerację protokołów, kompletne załączniki oraz powiązanie uchwał z dalszymi czynnościami. Część uchwał, na przykład dotyczących zmiany zarządu, czy umowy spółki, wymaga następnie zgłoszenia zmian w KRS, dlatego protokół przygotowujemy od razu z myślą o jego dalszym wykorzystaniu w postępowaniu rejestrowym.
Skontaktuj się z nami
Chcą Państwo uporządkować dokumentację korporacyjną albo zapewnić prawidłową obsługę posiedzeń organów spółki? Zapraszamy do kontaktu. Pomożemy ustalić, jakie rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom Państwa spółki i zadbamy o to, by jej decyzje były bezpiecznie udokumentowane, w ramach obsługi prawnej firm.
Najczęściej zadawane pytania
Wybór formy prawnej zależy od skali działalności, poziomu ryzyka oraz planów rozwoju. Spółka z o.o. jest najczęściej wybierana ze względu na ograniczenie odpowiedzialności wspólników. Spółka jawna może być korzystna przy mniejszej działalności i prostszej strukturze, natomiast bardziej zaawansowane projekty mogą wymagać struktury holdingowej lub spółek kapitałowych.
Kontakt
Jesteśmy tutaj dla Ciebie
KRS Kancelaria P. Kaźmierczak-Kapuścińska T. Wojdal
Spółka Komandytowa
Targowa 35
90-043 Łódź
Polska
+48 42 207 66 66
+48 509 477 304
+48 504 713 145
kancelaria@krs-adwokaci.pl
Poniedziałek – Czwartek: 9:00-18:30
Piątęk: 9:00-17:00
Sobota & Niedziela: zamknięte