Były członek zarządu nadal widnieje w KRS – czy może podpisywać umowy i odpowiada za zobowiązania spółki?

Nie. Odwołanie członka zarządu jest co do zasady skuteczne już z chwilą podjęcia odpowiedniej uchwały przez właściwy organ spółki. Wpis zmiany składu zarządu do KRS ma charakter deklaratoryjny, czyli potwierdza istniejący stan prawny, ale go nie tworzy. Oznacza to, że osoba odwołana z zarządu traci swoje kompetencje nawet wtedy, gdy jej nazwisko nadal widnieje w aktualnym odpisie KRS. Dlatego dla ustalenia rzeczywistego okresu pełnienia funkcji kluczowe znaczenie mają dokumenty korporacyjne, w szczególności uchwała o odwołaniu.

Po skutecznym odwołaniu były członek zarządu co do zasady nie ma już prawa reprezentowania spółki ani prowadzenia jej spraw. Nie powinien więc podpisywać nowych umów, wydawać dyspozycji bankowych ani składać innych oświadczeń jako członek zarządu. Sam fakt, że nadal figuruje w KRS, nie przywraca mu utraconego mandatu. Sytuacja może być jednak bardziej skomplikowana w relacji z kontrahentem, który działał w dobrej wierze i zawierając umowę, opierał się na aktualnych danych ujawnionych w KRS. W takim przypadku znaczenie mają przepisy chroniące zaufanie osób trzecich do rejestru.

W określonych okolicznościach taka umowa może wywoływać skutki wobec spółki. Szczególne znaczenie ma sytuacja, w której były członek zarządu nadal figurował w KRS jako osoba uprawniona do reprezentacji, a kontrahent nie wiedział o jego wcześniejszym odwołaniu. Przepisy ustawy o KRS chronią osoby działające w zaufaniu do danych ujawnionych w rejestrze. Spółka nie zawsze może więc podważyć umowę wyłącznie na tej podstawie, że osoba podpisująca dokument wcześniej utraciła mandat. Każdorazowo trzeba jednak przeanalizować sposób reprezentacji, treść wpisu w KRS, dobrą wiarę kontrahenta oraz okoliczności konkretnej transakcji.

Ochrona wynikająca z przepisów o KRS jest związana przede wszystkim z dobrą wiarą kontrahenta. Jeżeli kontrahent wiedział, że dana osoba została odwołana z zarządu, trudniej będzie mu powoływać się na nieaktualny wpis w rejestrze. Znaczenie mogą mieć na przykład wcześniejsze zawiadomienie o zmianie zarządu, korespondencja z nowymi członkami zarządu lub udział w wydarzeniu, podczas którego poinformowano o odwołaniu. Istotny jest również ujawniony w KRS sposób reprezentacji spółki. Jeżeli do skutecznego działania wymagane były podpisy dwóch członków zarządu, samo pozostawienie nazwiska byłego prezesa w rejestrze nie zastąpi drugiego wymaganego podpisu.

Sam wpis w KRS nie przesądza o odpowiedzialności byłego członka zarządu za zobowiązania spółki na podstawie art. 299 k.s.h. Przy ocenie odpowiedzialności istotne jest przede wszystkim rzeczywiste pełnienie funkcji oraz okres, w którym istniała podstawa danego zobowiązania. Osoba, która została skutecznie odwołana, nie odpowiada automatycznie za zobowiązania powstałe już po utracie mandatu tylko dlatego, że spółka nie dokonała jej wykreślenia z rejestru. Jednocześnie odpowiedzialność może obejmować zobowiązania, których podstawa powstała w czasie sprawowania funkcji, nawet jeżeli stały się wymagalne później. W praktyce konieczne jest więc dokładne ustalenie daty zakończenia mandatu, momentu powstania zobowiązania oraz sytuacji finansowej spółki. Znaczenie mogą mieć również przesłanki pozwalające członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności.

W takiej sytuacji znaczenie może mieć art. 39 Kodeksu cywilnego. Przewiduje on możliwość późniejszego potwierdzenia umowy przez osobę prawną, czyli w tym przypadku przez spółkę. Do momentu potwierdzenia istnieje stan niepewności, a druga strona może wyznaczyć spółce odpowiedni termin na zajęcie stanowiska. Jeżeli spółka nie potwierdzi umowy, osoba działająca bez umocowania może w określonych przypadkach odpowiadać za zwrot otrzymanego świadczenia oraz za szkodę poniesioną przez kontrahenta. Odpowiedzialności tej nie należy jednak utożsamiać z odpowiedzialnością członków zarządu za zobowiązania niewypłacalnej spółki wynikającą z art. 299 k.s.h.

Zmiana w składzie zarządu powinna zostać zgłoszona do KRS co do zasady w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Spółka nie powinna jednak ograniczać swoich działań wyłącznie do złożenia wniosku rejestrowego. Należy zabezpieczyć dokumenty potwierdzające zmianę, odebrać byłemu członkowi zarządu dostęp do bankowości, poczty, podpisu elektronicznego i systemów spółki oraz zaktualizować pełnomocnictwa i wzory podpisów. W uzasadnionych przypadkach warto również poinformować najważniejszych kontrahentów i instytucje finansowe o zmianie w zarządzie. Spółka powinna ponadto sprawdzić, czy po dacie odwołania były członek zarządu nie podpisywał dokumentów lub nie składał innych oświadczeń w jej imieniu. Istotne jest także zachowanie potwierdzeń podjętych działań, ponieważ mogą mieć znaczenie w przypadku późniejszego sporu.

Były członek zarządu powinien przede wszystkim zabezpieczyć dokumenty potwierdzające datę i podstawę ustania jego mandatu. Warto również wezwać spółkę lub osoby aktualnie uprawnione do jej reprezentacji do niezwłocznego zgłoszenia zmiany w KRS. Jeżeli spółka pozostaje bierna, możliwe jest zawiadomienie sądu rejestrowego o niezgodności danych znajdujących się w rejestrze i przedstawienie dokumentów potwierdzających zmianę. Jednocześnie były członek zarządu powinien zaprzestać korzystania z firmowej poczty, podpisu oraz dostępów, które mogłyby sugerować dalsze pełnienie funkcji. Jeżeli po odwołaniu doszło do zawarcia umów lub powstania zobowiązań, warto zabezpieczyć korespondencję i inne dowody wskazujące, kto faktycznie prowadził negocjacje oraz jaką wiedzę miał kontrahent. Dokumentacja ta może mieć istotne znaczenie zarówno przy sporze dotyczącym ważności czynności, jak i ewentualnej odpowiedzialności byłego członka zarządu.